Plateforme web 💻
Créer et éditer une réservation
Votre collaborateur a un besoin ponctuel de mobilité et ne possède pas de véhicule attitré. Il décide de profiter du service d’autopartage mis à disposition par sa structure afin d’effectuer son trajet en toute facilité. Pour cela, il se rend sur la plateforme web afin de réserver un véhicule.
Cette procédure est très simple :
1. Une fois connecté à la plateforme (grâce à son adresse mail professionnelle et le mot de passe défini en amont) le collaborateur accédera à la page d’accueil. Celle-ci se présente sous la forme d’une carte.
Sur celle-ci est indiqué les différents parkings proposant de l’autopartage. Le parking indiqué en couleur rose sera le parking sélectionné par défaut.
2. L’abonné devra ensuite indiquer plusieurs critères de recherche obligatoires afin de pouvoir réserver un véhicule :
- Le type de contrat : professionnel ou personnel
- Le contrat précis : la liste proposée dépendra évidemment du type de contrat précédemment choisi
- Le type de tarif : par défaut celui-ci sera à l’heure. Les types de tarifs sont paramétrables par l’administrateur du service.
- Les kilomètres estimés : cette information est obligatoire afin de pouvoir proposer seulement les véhicules adaptés au trajet envisagé par le collaborateur.
- Le parking de départ : par défaut il s’agira du parking préféré de l’abonné, mais plusieurs choix peuvent être disponibles via un menu déroulant.
- Les dates de début et de fin de la réservation : des données primordiales pour pouvoir afficher les plannings des véhicules disponibles ! Pour changer les horaires, il suffit de cliquer sur les icônes
et 
dans les champs respectifs.
Il existe également des critères de recherche optionnels, qui seront disponibles en cliquant sur le bouton « Plus de critères » :
- La catégorie du véhicule
- La taille du coffre souhaitée
- Le nombre de passagers
Ces critères permettent d’affiner les résultats de recherche au mieux afin de garantir une expérience utilisateur optimale.
Tous les champs ont été remplis ? Le collaborateur peut maintenant appuyer sur le bouton Rechercher !
3. Une fois cette étape franchie, l’abonné accèdera aux plannings des véhicules disponibles sur les créneaux demandés. Plusieurs véhicules lui seront proposés selon les critères précédemment renseignés. Pour chaque véhicule, il pourra voir :
- Les informations de celui-ci : le modèle, la plaque d’immatriculation, le type de motorisation, le volume du coffre, le type de boîte de vitesse, la catégorie, son statut (connecté ou non connecté). En cliquant sur + d’infos en bas à droite de l’encart il pourra accéder à des détails supplémentaires, comme les options disponibles sur le véhicule (GPS, climatisation, etc.) ou encore visualiser les commentaires indiqués par l’administrateur.
- Le planning sur le.s jour.s demandé.s : si la réservation se chevauche sur plusieurs jours, chaque journée sera représentée par une ligne de planning. Un code couleur permet à l’utilisateur d’identifier le statut du véhicule selon les périodes.
💡 A savoir : Le code couleur
En vert : votre réservation
En gris clair : le véhicule est disponible
En gris foncé : le véhicule n’est pas disponible
En rouge : conflit entre deux réservations, lorsque deux créneaux se superposent. L’abonné pourra être amené à modifier sa recherche en conséquence.
En bleu clair : indique le temps de charge nécessaire si le véhicule est un modèle électrique.
L’abonné a trouvé le véhicule de ses rêves : il lui suffit alors de cliquer sur le bouton Choisir ce véhicule qui se trouve en bas à droite de l’encart.
💡 A savoir : Recherche non aboutie
Si aucun véhicule est disponible sur les créneaux demandés, l’abonné a effectué une recherche de réservation non aboutie. Il lui est alors possible de créer une alerte spécifique. Si celle-ci est activée, l’abonné recevra un mail et/ou une notification push lui indiquant qu’un véhicule s’est libéré sur le créneau précédemment demandé.
Ce message rappelle également les différents critères de recherche renseignés par l’abonné et lui propose de relancer sa recherche afin de réserver le véhicule.
4. Une fois ce choix de véhicule effectué, une fenêtre modale apparaîtra.
Elle s’apparente à un récapitulatif de la réservation demandée, et demandera à l’abonné de remplir deux dernières informations obligatoires afin de confirmer la réservation :
- Si celui-ci est bien détenteur d’un permis de conduire valide
- Le motif du déplacement
Le collaborateur peut également renseigner un commentaire supplémentaire sur sa réservation, à destination des administrateurs du service.
Une fois ces éléments complétés, il peut cliquer sur le bouton Confirmer en bas à droite de la modale : sa réservation sera communiquée au système ! Il est alors redirigé sur la fiche de la réservation, qui peut se retrouver à tout moment dans le menu Mes trajets de la plateforme.
💡 Un imprévu ? Pas de problème !
Il est possible pour l’abonné de modifier sa réservation avant son début (depuis la plateforme web) voire même durant sa réservation (de manière plus pratique via l’application mobile).
Il lui suffit de se rendre dans le menu Mes Trajets, de sélectionner la réservation concernée, puis dans l’encart de gauche de modifier les champs dates de début et de fin grâce aux icônes et . Une fois les informations modifiées, le bouton Modifier deviendra cliquable.
Le planning du véhicule s’affichera de nouveau. Cela permet notamment de rappeller à l’abonné les créneaux non disponibles sur le véhicule afin d’adapter son prolongement en conséquence. Une fois ces données vérifiées, il pourra cliquer sur le bouton Confirmer en bas à droite : la modification a bien été prise en compte par le système !
A savoir qu’il est également possible d’annuler la réservation depuis le menu Mes Trajets > Fiche de la réservation concernée.
