Créer une facture manuelle
En tant que gestionnaire vous avez la possibilité de créer des factures manuelles pour vos abonnés. Pour cela, vous devez vous rendre dans la liste des contrats et sélectionner le contrat en question. Attention : celui-ci doit bien être un contrat à facturer.
Une fois sur la fiche contrat vous pouvez vous rendre dans le sous-onglet “Factures” puis cliquer sur le bouton “Créer” présent en haut à droite.
Création de la facture manuelle
La première étape est de vérifier que le bon contrat est renseigné, avec le bon responsable ainsi que le bon organisme associé.
Une fois ces éléments vérifiés, vous devez cliquer sur l’icône + présente en bas à gauche afin de créer une nouvelle ligne au tableau de facturation.
Plusieurs champs pourront alors être complétés directement dans le tableau en cliquant dessus :
– Le libellé. Il s’agit d’un champ libre. Vous pouvez renseigner les informations que vous souhaitez voir apparaître dans le libellé de la facture. Nous conseillons de renseigner le numéro de réservation puisque la facture sera liée au contrat et non à une réservation.
– La quantité. Il s’agit du nombre de fois où le montant associé sera facturé. Cela peut concerner un dommage constaté sur le véhicule (ex : 20€ pour une rayure sur la carrosserie) ou encore un/plusieurs retard/s.
– Le prix unitaire TTC.
– Le taux de TVA. Celui-ci est modifiable : il est par exemple possible de le mettre à 0%.
– Le prix unitaire HT est calculé automatiquement avec les éléments renseignés précédemment.
Vous pouvez rajouter plusieurs lignes sur le même modèle avant de générer votre facture globale en cliquant sur le bouton “Générer la facture” présent en bas à droite. Une fois créée, vous retrouvez cette facture dans la liste des factures du contrat sur votre plateforme de gestion.
L’abonné associé à la facture la retrouve quant à lui dans l’espace Factures/Paiements dans son espace compte abonné sur la plateforme de réservation. Il est également prévenu par mail lors de la génération d’une nouvelle facture liée à son compte abonné.
💡À savoir
– Une facture est forcément liée à un contrat à facturer, soit un contrat personnel.
– La facture est forcément liée à un contrat et non une réservation.
– L’abonné doit régulariser sa facture avant de réserver à nouveau sur son contrat personnel.
– Une fois générée, la facture n’est ni modifiable, ni supprimable.
