Assistant de réservation

Depuis votre solution d’autopartage il est possible de réserver un véhicule pour soi-même, mais également pour un autre abonné ! C’est ce que nous appelons l’assistant de réservation, ou module secrétariat.

Paramétrage sur la plateforme de gestion du compte « Assistant »

Afin de permettre à un abonné d’effectuer des réservations de véhicules en autopartage pour autrui le gestionnaire doit lui attribuer un rôle spécifique.

Pour cela, rendez-vous sur la fiche de l’abonné concerné. Cliquez sur le bouton Édition présent en haut à droite de l’écran.

Dans les informations relatives au compte, un champ « Rôle » est éditable. Cliquez dessus pour accéder à un menu déroulant avec plusieurs types de rôles.

Pour l’assistant de réservation, il existe trois niveaux d’autorisation :

• Assistant(e) de réservation Organisme : l’abonné peut effectuer des réservations pour n’importe quel abonné rattaché à un organisme.
• Assistant(e) de réservation Contrat : l’abonné a des autorisations de réservations pour des abonnés liés à certains contrats précis de l’organisme.
• Assistant(e) de réservation Abonné : ici l’abonné a un droit plus restreint puisqu’il peut seulement effectuer des réservations pour d’autres abonnés identifiés de manière nominative.

Une fois le rôle assigné, de nouveaux encarts apparaîtront sur la fiche de l’abonné.

Dans l’exemple ci-dessus l’abonnée a été désignée en tant qu’Assistante de réservation – Contrat. Un encart est donc présent afin de pouvoir lui assigner des contrats : grâce à cette action elle sera capable d’effectuer des réservations pour les abonnés liés à ce(s) contrats(s).

Le principe sera le même pour les organismes et les abonnés (voir capture écran ci-contre) !

Vous pouvez rattacher manuellement un ou plusieurs abonnés à l’assistant de réservation afin de lui permettre de réserver un véhicule en autopartage en leur nom (qu’importe le contrat associé par exemple).

Sur la plateforme de réservation

Lors de la connexion avec un compte possédant un rôle d’assistant de réservation l’abonné effectue sa demande de réservation de manière classique. Un seul paramètre change : l’ajout d’un champ de choix d’abonné dans les critères de recherche.

Ainsi, l’abonné peut choisir le nom d’un collègue dans une liste déroulante et effectuer une recherche en son nom. Comme pour une réservation classique, l’assistant aura accès aux résultats des véhicules disponibles sur le créneau disponible et pourra en choisir un selon sa préférence.

Une fois la demande de réservation validée, l’abonné « destinataire » reçoit une notification de la nouvelle réservation par mail et via l’application mobile si celle-ci est installée. Cette réservation apparaîtra également sur sa page « Mes trajets » sur la plateforme web de réservation ainsi que sur l’application.

Du côté de l’assistant de réservation, il conserve également un suivi des réservations effectuées pour autrui sur la page Mes trajets afin de pouvoir, par exemple, les modifier ou les annuler en cas de besoin !

L’assistant n’a par contre pas accès aux réservations terminées ou annulées.

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