Back office 🖥️
Création d’une réservation
La plupart des réservations de vos véhicules en autopartage seront réalisées sur la plateforme web ou l’application mobile. Mais il arrive que ça soit à vous, gestionnaire, d’effectuer des réservations pour vos abonnés – ou pour vous même – depuis la plateforme de gestion.
Le parcours suivant restera le même si vous souhaitez créer une maintenance depuis l’onglet véhicules : cette immobilisation sera considérée comme une réservation par le système afin de bloquer le planning du véhicule concerné.
Cliquez sur l’image pour la voir en plus grand
Recherche d’un véhicule
La première donnée à renseigner afin de permettre au système de vous proposer des véhicules adaptés à la réservation est le nom de l’abonné.
Cliquez sur l’image pour la voir en plus grand
Une barre de recherche est à votre disposition pour rechercher l’abonné par son nom (trois caractères sont requis afin de vous fournir une liste de noms) ou par numéro de badge.
Une fois le nom de l’abonné choisi, ces informations apparaîtront :
Cliquez sur l’image pour la voir en plus grand
- Sa photo de profil (choisie sur son compte abonné dans la plateforme web ou ajoutée par le gestionnaire depuis la fiche abonné)
- Son nom
- Son statut (abonné ou administrateur)
- Son adresse mail de connexion au service
Des champs se débloqueront également du côté droit, avec des éléments pré-remplis :
- Le contrat
- Le parking
- Le type de tarif
- Les dates de début et de fin
Les informations pré-remplies correspondent au contrat et au parking préférés de l’abonné. Ces derniers peuvent être configurés directement depuis l’abonné, via son compte, ou par le gestionnaire depuis la fiche abonné. Vous avez toujours la possibilité de choisir un autre contrat ou un autre parking depuis les menus déroulants disponibles dans chaque champ. Le principe de recherche est le même que pour les abonnés (auto-completion à partir de 3 caractères).
Vous pourrez aussi choisir le tarif. Là aussi, des formats de base sont proposés sur votre plateforme, comme le tarif à l’heure, mais si vous êtes administrateur tous vos tarifs sont paramétrables depuis l’onglet Administration > Tarification > Type de tarifs.
Une fois ces données relatives à l’usage du service renseignées, place au cœur du sujet : la réservation du véhicule !
Afin de vous proposer les véhicules disponibles, vous serez invités à renseigner la date de début et la date de fin de réservation.
Cliquez sur l’image pour la voir en plus grand
Chaque champ se remplit en deux temps :
- En cliquant sur l’icône
choisissez les journées de départ et d’arrivée - En cliquant sur l’icône
choisissez les horaires de départ et d’arrivée
Une autre donnée obligatoire à remplir est celle relative aux kilomètres estimés. Ici, le système a besoin de l’information afin de vous proposer des véhicules adaptés. Par exemple si un trajet de 500km est prévu, le système ne poussera pas de véhicules électriques à l’autonomie inférieure.
Une fois ces champs de base remplis, vous pouvez démarrer la recherche de véhicules en cliquant sur le bouton « Rechercher » présent en bas à droite de l’écran. Vous avez cependant la possibilité d’affiner vos critères de recherche en cliquant sur le bouton « Plus de critères ».
Cliquez sur l’image pour la voir en plus grand
Une fois ce bouton cliqué, trois nouveaux champs apparaissent : ces derniers sont plus relatifs à l’usage souhaité du véhicule. Vous pourrez renseigner vos préférences, ou celles de votre abonné, concernant :
- La catégorie du véhicule : selon l’usage souhaité (urbain, court ou longue distance, etc.) une catégorie de véhicules est plus souhaitable qu’une autre. Ces catégories peuvent elles aussi être définies par l’administrateur depuis l’onglet Administration > Tarification > Catégories de véhicules afin de correspondre au mieux au parc de votre structure.
- La taille du coffre : ici aussi ce champ est présent afin de répondre au mieux aux besoins de l’utilisateur dans le choix des véhicules proposés. Différents volumes de coffre (en L) sont présentés avec un modèle de véhicule de référence pour chacun.
- Le nombre de passagers : enfin, le nombre de passagers permet aussi d’éviter les mauvaises surprises de véhicules non adaptés lors du début de la réservation.
Vous avez rempli les critères nécessaires, voire plus encore ? Vous êtes prêt à appuyer sur le bouton Rechercher afin de visualiser tous les plannings des véhicules disponibles sur les plages horaires demandées.
Cliquez sur l’image pour la voir en plus grand
Pour chaque véhicule vous retrouverez le nom du modèle, la plaque d’immatriculation, les informations concernant sa catégorie, son nombre de places ainsi que le volume du coffre et les différentes options disponibles (Bluetooth, GPS, climatisation, régulateur de vitesse, etc.).
L’icône 
vous indique que le véhicule est connecté au système, c’est-à-dire que du matériel embarqué a été installé sur celui-ci afin de le rendre accessible en libre-service et de le monitorer en temps réel.
L’icône 
vous indique quant à elle que le véhicule n’est pas connecté au système : un retrait manuel des clés sera ainsi nécessaire pour cette réservation si vous choisissez ce véhicule.
A droite de ces informations, vous trouverez le planning du véhicule sur la/les journées demandées.
Cliquez sur l’image pour la voir en plus grand
Votre réservation est en VERT. Il est parfois possible qu’une autre réservation chevauche complètement ou partiellement celle que vous venez de demander : un conflit aura alors lieu sur le planning et sera indiqué en ROUGE. Si le véhicule est réservé, mais sur un créneau n’impactant pas votre réservation, le planning sera alors GRIS. Tous les autres créneaux libres sont indiqués en GRIS CLAIR. Cela peut-être intéressant en cas de prolongement de la réservation.
En cas de véhicules électriques, une autre notion sera présentée sur le planning en BLEU : le temps de charge.
Il est également possible que des commentaires soient visibles au dessus du planning : ces derniers peuvent être ajoutés sur les fiches véhicules par le gestionnaire. Ils seront également visibles par vos abonnés sur la plateforme web de réservation et sur l’application mobile. Cela peut être utile afin d’indiquer des équipements restant dans le véhicule ou autre.
Vous avez fait votre choix ? Super ! Le prochain écran vous présentera tout le récapitulatif de la réservation avant de la valider :
Cliquez sur l’image pour la voir en plus grand
- La confirmation de réservation, avec les dates de début et de fin, le prix théorique ainsi qu’un champ pour pouvoir ajouter des commentaires pour l’abonné.
- Le détail de l’abonné lié à la réservation, avec ses coordonnées, le contrat associé et le type de tarif choisi
- Le véhicule réservé et toutes ses informations (immatriculation, VIN, catégorie, options)
- Le lieu de réservation, qui correspond au parking où est stationné le véhicule choisi
Une fois que vous avez vérifié ces informations, vous pouvez annuler la procédure ou confirmer la réservation dans l’encart Confirmation de réservation en cliquant sur le bouton Confirmer. Voilà : votre réservation est prise en compte par le système !
Vous accédez alors à la nouvelle fiche réservation créée par le système.
Cliquez sur l’image pour la voir en plus grand
Depuis celle-ci vous pourrez une fois de plus vérifier les informations mais aussi éditer la réservation (pour la prolonger par exemple) si besoin en cas d’imprévu.
💡À savoir : une fois votre réservation reçue par le système, celle-ci sera passée en statut En cours de confirmation. Cela est normal. Après un court laps de temps, la réservation passera naturellement en statut confirmée.
Vous souhaitez accéder à ce contenu n’importe où ?
