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Fiche de réservation

Depuis la liste des réservations, vous pouvez accéder à l’ensemble des fiches individuelles des réservations effectuées soit par vous, gestionnaire, soit par vos collaborateurs (ce qui est plus généralement le cas !) sur les véhicules mutualisés. 

Fiche réservation

La fiche réservation se constitue de plusieurs encarts distincts vous permettant d’accéder, en tant que gestionnaire, à l’ensemble des informations et interactions effectuées dans le cadre de celle-ci. Plusieurs interactions vous seront également proposées, comme par exemple la prolongation de la réservation.

Statut de la réservation

Cet encart, en forme de frise, vous permet de visualiser en un rapide coup d’oeil le statut de la réservation

Statuts de la réservation

🤔 Les statuts de réservation ? 

Non transmise : l’usager (vous ou l’abonné) a fait la demande de réservation mais la communication n’a pas été encore effectuée entre le système et le véhicule pour informer celui-ci de ce nouvel évènement.

Confirmation en cours : la réservation a été communiquée sur le boîtier du véhicule mais celui-ci n’a pas encore “répondu” à l’évènement. La réservation n’est donc pas encore confirmée par le système.

Confirmé : la réservation a bien été prise en compte par le système. Dès l’heure de départ théorique, l’usager pourra se rendre sur le parking pour récupérer le véhicule en libre-accès.

En cours : l’abonné est en train de réaliser son trajet et n’a pas encore clôturée sa réservation. Attention ! Une réservation peut être encore en cours même si l’heure de fin théorique est dépassée si l’abonné a oublié de signaler la fin de réservation. Une pénalité de retard peut avoir lieu et une alerte sera remontée sur votre tableau de bord.

Terminée : le véhicule a été restitué et la fin de réservation a été effectuée en utilisant le bouton de fin de réservation présent dans le véhicule ou depuis l’application mobile.

Résumé de la réservation

Sur chaque fiche vous aurez accès à un résumé détaillé de la réservation. Celui-ci évoluera selon son statut (voir encart ci-dessous).

Ces informations vous permettront notamment de vérifier les écarts entre horaire de début de réservation théorique et début de réservation réelle, ou encore le kilométrage réel effectué durant la réservation (si celle-ci est bien entendu terminée !). 

💡Une réservation en cours ? 

Depuis le module de détails de la réservation vous aurez accès à des options supplémentaires pour agir sur celle-ci : la prolongation, l’activation ou désactivation de l’antidémarrage ainsi que l’arrêt de la réservation.

Détail de la réservation

 

1. Détail abonné

Pour chaque réservation un encart vous présentera les informations relatives à l’abonné.

En plus de ses coordonnées, vous trouverez des détails concernant le contrat dans le cadre duquel est effectué la réservation (S’agit-il par exemple d’un usage personnel ou professionnel du véhicule ? Est-ce un contrat privé ?), du type de tarif appliqué et enfin un listing des caractéristiques choisies sur le compte de l’abonné. 

Vous pouvez accéder à la fiche de l’abonné en cliquant sur son nom.

2. Véhicule réservé

Ce deuxième volet vous permet d’avoir une présentation rapide du véhicule réservé par l’abonné pour effectuer son trajet.

Si vous souhaitez plus d’informations du véhicule, vous pouvez cliquer sur le numéro d’immatriculation de celui-ci afin d’accéder à la fiche véhicule

🤔 Le numéro d’identification

Celui-ci est l’équivalent du code VIN présent sur la carte grise du véhicule, ou numéro de série. 

3. Lieu de réservation

L’encart Lieu de réservation vous permet de visualiser l’adresse du parking référence pour le véhicule réservé.

Une carte vous montre la zone de stationnement dédiée à vos véhicules en autopartage, que vous aurez bien sûr défini en amont. En cas de problème, les coordonnées de la personne responsable de ce parking, le gestionnaire, sont également à votre disposition. 

Si vous êtes administrateur du service, n’oubliez pas de remplir les coordonnées de la personne en charge de chaque parking dans votre onglet Administration, puis Parkings.

Tickets

Si des tickets ont été créés sur cette réservation par l’abonné, ou par un gestionnaire, ils seront indiqués dans cet encart.

Un abonné vous a remonté un problème sur la réservation depuis un autre canal ? Vous pouvez créer vous-même un ticket associé à la réservation en cliquant sur le bouton « Créer » présent en haut à droite du tableau des tickets.

Etat des lieux

Si l’abonné a réalisé sa réservation sur l’application mobile, il sera invité à réaliser un état des lieux d’entrée puis de sortie du véhicule.

Etat des lieux

Dans ce tableau de suivi présent sur la fiche de réservation, vous pourrez obtenir les retours de votre abonné sur l’état global du véhicule au niveau intérieur et extérieur, mais surtout un récapitulatif des anomalies. En cas de nouvelle anomalie informée par un utilisateur, une notification vous sera poussée sur votre tableau de bord, dans l’onglet Alertes > Alertes de véhicules.

A savoir également que l’ensemble des états des lieux associés à un véhicule peuvent être retrouvés sur chaque fiche véhicule.

Evènements

L’onglet évènements se présente sous forme de liste des différents moments-clés de la réservation.

Evenements

Cela vous permet surtout de détecter, en cas de problème, l’instant où la réservation ne s’est pas déroulée de manière normale et ainsi de fournir tous les éléments possibles si vous contactez le support téléphonique.

Mouvements

La réservation a été effectuée à titre personnel par votre collaborateur ? L’encart Mouvements vous permet d’obtenir le récapitulatif des opérations bancaires réalisées pour le règlement de celle-ci.
Evenements

L’opération de paiement est le plus souvent découpée en deux temps : tout d’abord une pré-autorisation puis le paiement effectif.

🤔 Gestion carte bancaire et règlement réservations

L’empreinte de la carte bancaire de l’abonné est renseignée lors du premier accès à son compte. Vous pouvez ensuite décider de mettre en place un système de préautorisation bancaire.

En savoir plus

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