Création & édition d’une fiche véhicule
Vous souhaitez intégrer un nouveau véhicule à votre plateforme de gestion ? Cela est possible depuis la page liste des véhicules. Il vous suffit alors de cliquer sur le bouton Créer présent en haut à droite du tableau des véhicules.
💡 À savoir
Lorsque vous communiquez une demande d’installation sur un nouveau véhicule à notre équipe production, celle-ci prend en compte les informations de base relatives au véhicule afin de les rentrer dans notre outil de gestion d’interventions, e-Bis.
Celui-ci est en lien direct avec votre plateforme : ainsi les informations renseignées par notre équipe production lors de la demande d’installation de matériel permettent de créer automatiquement sur votre plateforme la fiche du nouveau véhicule. Vous aurez accès aux informations de base le concernant. Votre rôle sera ensuite de l’enrichir avec des informations complémentaires, qui vous permettront d’affiner encore davantage votre gestion de véhicules mutualisés.
La démarche de création de fiche véhicule restera donc marginale. Cet article vise à vous expliquer le processus en cas de création manuelle et d’édition d’une fiche véhicule.
Une fois que vous aurez appuyé sur le bouton Créer vous accéderez à une nouvelle page. Celle-ci est séquencée en trois onglets :
- Identification du véhicule
- Paramètres du véhicule
- Options complémentaires
Les informations sont classées par ordre de priorité de renseignement, de l’obligatoire à l’optionnel.
Identification du véhicule
Le premier onglet, Identification du véhicule, vous invitera à remplir la plaque d’immatriculation de votre véhicule.
Une fois la plaque d’immatriculation renseignée, le système effectuera une recherche dans la base de données fournie par la préfecture afin de vous fournir des informations pré-remplies sur : le constructeur, le modèle, la désignation commerciale, la date de première immatriculation, le numéro d’identification (ou VIN).
Si le système ne remonte pas les informations automatiquement vous avez la possibilité de les rajouter manuellement. Vous aurez également la possibilité de rajouter une image pour chaque véhicule. Celle-ci sera visible sur votre plateforme de gestion mais également sur les plateformes de réservation accessibles par vos collaborateurs.
Paramètres du véhicule
Le second onglet, Paramètres du véhicule, vous permet de renseigner des informations de base du véhicule, nécessaire à son bon fonctionnement par rapport au système
Paramètres de base
On retrouve dans cette première partie le numéro d’immatriculation affiché, le parking de rattachement, la catégorie du véhicule (vous pouvez en ajouter dans l’onglet Administration > Tarification > Catégories de véhicules si vous être administrateur du service), s’il s’agit d’un véhicule restitué ou non, son mode d’autopartage (en boucle par défaut) ainsi que son mode de prise (à la volée ou avec réservation anticipée, son mode par défaut).
Informations boîtier / batterie
Ces informations seront à renseigner seulement si il s’agit d’un véhicule connecté.
- Type de boîtier : lors de la création de demande d’installation par notre équipe production ainsi que la création par extension de la fiche véhicule, un type de boîtier sera sélectionné selon le type de matériel installé.
- Numéro de boîtier : cette information n’est pas éditable et doit être renseignée par notre équipe en charge de la livraison du matériel identifié.
- Seuil de batterie minimum : celui-ci sera renseigné automatiquement selon le modèle de véhicule précédemment choisi.
Informations véhicule électrique
Si votre véhicule est un modèle électrique ou hybride, vous avez la possibilité de renseigner des informations relatives à :
- Son temps de charge minimum
- La distance maximale en kilomètres
Ces informations complémentaires vont permettre au système de calibrer au mieux les propositions de véhicules électriques lors de demandes de réservations. Par exemple, si le temps de charge n’est pas respecté entre deux créneaux, le système ne poussera pas le véhicule. Il en est de même pour la distance maximale, si le kilométrage estimatif dépasse la capacité d’autonomie du véhicule.
Loi de roulage
Là aussi ces informations complémentaires vous permettent d’affiner votre gestion de véhicules en renseignant les dates d’entrée et de sortie du véhicule.
Le kilométrage initial sera remonté lors de la première installation de matériel sur le véhicule. Lors de sa désinstallation le kilométrage de fin sera également indiqué au système pour vous permettre de centraliser ces informations.
Options supplémentaires
Cet onglet vous permet d’enrichir encore davantage vos fiches véhicules, pour améliorer à la fois leur gestion au quotidien mais aussi le processus de réservation pour les utilisateurs du service.
Codes carburant
Si vous proposez des cartes carburant rattachées au véhicule vous pouvez ici renseigner le ou les codes carburant. Lors de la réservation de ce véhicule, l’abonné aura ces informations dans son mail de confirmation.
Loueur
Informations à destination des gestionnaires, vous pouvez également renseigner les coordonnées de votre loueur, en cas de problème ou de question vis-à-vis du véhicule. Il s’agit du nom du loueur, de son email ainsi que de son numéro de téléphone.
Assistance
Sur le même principe que les informations liées au loueur, vous pouvez aussi renseigner les coordonnées de votre assistance en cas de panne ou d’accident. L’idée étant de centraliser toutes ces données là sur votre fiche véhicule.
Coût
Ces différents coûts (loyer, nettoyage et call center) permettent de renseigner sur le système un premier TCO (Total Cost of Ownerhip ou Coût de possession total) pour votre véhicule.
Equipements
Afin d’améliorer l’expérience de réservation de véhicules pour vos collaborateurs et leur fournir le maximum d’informations vous pouvez choisir de fournir une description spécifique du véhicule et de choisir des options dans un listing pré-défini.
Une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur le bouton Enregistrer en haut à droite pour sauvegarder les changements et créer la fiche.
Vous souhaitez éditer une fiche existante ?
Rendez-vous sur la liste des véhicules, cliquez sur le numéro d’immatriculation du véhicule afin d’accéder à sa fiche. Une fois sur celle-ci, cliquez sur le bouton Edition présent en haut à droite : vous accéderez alors aux trois mêmes onglets que lors d’une création de fiche et aurez la possibilité de modifier les informations éditables.
