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Fiche véhicule

Vous souhaitez accéder à l’ensemble des informations relatives à un véhicule de votre flotte partagée ? Rendez-vous sur la liste véhicules, cliquez sur le numéro d’immatriculation du véhicule qui vous intéresse. Bienvenue sur la fiche véhicule !

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Cette fiche est composée de deux colonnes :

  • un encart à gauche restera de manière permanente sur les différents onglets de la fiche, et vous présente les informations de base du véhicule
  • le contenu de la partie de droite changera selon l’onglet que vous sélectionnez

Informations du véhicule

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Présentation du véhicule

Cet encart agit comme un récapitulatif de votre fiche véhicule avec les informations essentielles : le nom du véhicule, son immatriculation, le numéro d’identification affiché, sa photo, sa motorisation, sa catégorie.

Les détails et options du véhicule vous permettent de connaître son mode d’autopartage (en boucle ou inter-sites) ainsi que son mode de prise (réservation anticipée, à la volée ou mixte).

Les options affichées correspondent aux options matérielles du véhicules, et seront affichées pour l’utilisateur lors d’un choix d’un véhicule à la réservation. Il peut en spécifier d’ailleurs certaines dès l’étape de recherche d’un véhicule.

La partie actions à distance vous donne accès à 4 manipulations du véhicule depuis sa fiche : ouverture ou fermeture des portières ; activation et désactivation de l’antidémarrage.

L’encart informations parking vous rappelle le nom et l’emplacement du site de stationnement du véhicule. Vous pouvez également y trouver, si renseigné, le nom du gestionnaire en charge du site.

Selon les informations remplies durant la création ou l’édition d’une fiche véhicule, d’autres renseignements pourront apparaître dans cette partie. Si associés précédemment, vous pourrez par exemple voir les codes carburant (de la ou les carte-s présente-s dans le véhicule) ou encore les contacts du loueur et de l’assistance. Cela dépendra du degré d’information fourni par vos soins.

Détail

Premier onglet présent sur la droite, l’onglet Détail se présente comme un tableau de bord récapitulatif de l’activité du véhicule.

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Vous y retrouverez notamment le nombre de tickets remontés sur ce véhicule, le nombre de dommages, les notes moyennes sur les 6 derniers mois données par les collaborateurs lors de leurs états des lieux. En cliquant sur le nombre de tickets et de dommages, vous pourrez accéder à leurs détails sur leurs onglets respectifs sur la fiche du véhicule.

Les informations remontées par le système correspondent à un détail technique de l’équipement installé sur le véhicule afin de lui permettre de communiquer avec le système d’autopartage (type de boîtier et numéro, version, dernière communication, etc.). En tant que gestionnaire ou administrateur vous ne serez pas amené à modifier ces informations, il s’agit principalement d’informations techniques gérées par nos équipes. Vous pourrez également avoir des indications sur le statut du moteur, de l’anti-démarrage et des portes du véhicule.

Si le véhicule est connecté au système (boîtier actif) l’état de la batterie de servitude sera également présenté sous forme de graphique sur la page d’accueil de la fiche véhicule. Vous pourrez comparer sur les quinze derniers jours le niveau de batterie actuel comparé au seuil de batterie minimum. Cela vous permet d’identifier tout problème éventuel (remplacement, chargement) et d’y remédier en plus des alertes batterie déjà présentes sur votre tableau de bord.

L’historique des interventions correspond à l’ensemble des évènements liés à l’équipement ou le déséquipement de votre véhicule : installation, dépose (désinstallation) ou transfert. Vous pourrez accéder aux détails individuels de ces dernières depuis l’onglet dédié.

Vous pourrez également visualiser la dernière position connue du véhicule grâce à une carte. Cela est particulièrement utile si le véhicule n’est pas restitué au bon endroit et que le collaborateur suivant ne le retrouve pas sur le parking de référence.

🤔 Le système effectue t-il du tracking ?

Non. Notre système vous permet seulement d’identifier les points de départ et d’arrivée des différents trajets effectués à bord de vos véhicules. Le trajet en lui-même n’est nullement enregistré. Il s’agit surtout de vous assister dans la logistique des véhicules et de s’assurer qu’ils soient bien présents aux endroits dédiés pour le début des réservations.

Contrats

Dans cet onglet vous trouverez la liste des contrats rattachés au véhicule. Lors de la création initiale de la fiche, cette partie sera vide. Ce sera à vous de rattacher le véhicule à un contrat spécifique.

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Pour ce faire, vous devez rechercher le contrat en tapant les trois premiers caractères de son nom dans la barre de recherche située à gauche. Une liste de propositions apparaîtra alors : cliquez sur le contrat désiré. Celui-ci s’ajoutera alors à la liste des contrats dans le tableau en dessous. Vous avez la possibilité d’en rajouter plusieurs si souhaité : vous pourrez alors en rechercher un en particulier grâce à la barre de recherche située à droite du tableau.

Le contrat n’existe pas encore ? Aucun problème : vous pouvez en créer un très facilement.

Réservations

L’onglet Réservations vous présente l’ensemble des réservations effectuées sur le véhicule ou à venir.

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Vous aurez le détail de leur statut, leur code (qui vous permettra d’accéder à la fiche de réservation), le nom de l’abonné (qui vous permettra d’accéder à la fiche abonné), le parking (qui restera le même puisqu’il est rattaché au véhicule), le type de tarif appliqué (en usage professionnel ou personne), les dates de début et de fin (théoriques en noir et réelles en vert). Vous trouverez également le prix associé à cette réservation (en cas de réservation à titre personnel du véhicule).

Un jeu d’icônes vous indiquera également des éléments quant au statut de la réservation. Ce sont les mêmes que l’on retrouve sur la liste des réservations principale de votre plateforme.

Confirmée Annulation en cours Réservation depuis le back office
En cours Annulée En retard
Terminée Réservation depuis le front office Non démarrée
Non confirmée Réservation depuis l’application mobile Oubli fin de réservation

💡 A savoir

Il existe deux manières de créer une maintenance sur votre plateforme de gestion : depuis la page de création de maintenance mais aussi directement depuis la fiche du véhicule depuis cet onglet réservations ! Il vous suffit de cliquer sur le bouton Maintenance présent en haut à droite du tableau.

Tickets

Si des tickets ont été générés en lien avec ce véhicule, vous trouverez l’historique dans cet onglet de votre fiche véhicule.

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Le détail sera donné sur son état (nouveau, en cours, traité) son numéro (qui vous permettra d’accéder à la fiche ticket), l’objet du ticket, sa catégorie et sa date de création. Cela vous permettra d’identifier si des tickets sont créés de manière régulière sur ce véhicule et si une intervention est nécessaire de votre parc (immobilisation, nettoyage, etc.).

Dommages

L’onglet Dommages se divise en deux :

– Les dommages non traités, avec leurs dates de création, le type de dommage, l’abonné ayant remonté le dommage ainsi que le commentaire associé.

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La liste inclut par défaut les dommages remontés sur l’ensemble du véhicule, mais vous pouvez choisir de filtrer par zone en cliquant sur le calque du véhicule sur l’endroit choisi.

En cliquant sur le lien Détail une fenêtre modale apparaîtra avec les informations liées au dommage. Vous pourrez également changer son état en Traité. Il s’intègrera alors dans la liste des dommages traités située en dessous.

– Les dommages traités vous présente l’historique des dommages résolus, avec la date associée, l’abonné concerné, le code de réservation, le type de dommage ainsi que sa localisation.

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En cliquant sur Détail vous pourrez accéder à une fenêtre modale vous présentant le récapitulatif du dommage remonté. Vous aurez également la possibilité, si besoin, de changer son état de Traité à Nouveau.

💡 A savoir : signaler un dommage

Les dommages sont majoritairement remontés par vos collaborateurs lors de l’usage des véhicules de service via l’outil d’état des lieux présent sur l’application mobile. Il est néanmoins possible de créer un nouveau dommage depuis la fiche véhicule si l’information a été transmise de manière directe (oralement) ou que vous avez-vous-même constaté le dégât.

Il vous suffit de cliquer sur le bouton Créer en haut à droite : vous accéderez alors à l’écran de Création de dommage.

Evènements

L’onglet évènements vous présente l’historique de toutes les actions opérées sur le véhicule ou sur sa fiche.

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Cela correspond principalement aux communications entre le calculateur de bord équipé et le système afin d’ouvrir ou fermer les portes, mais vous pouvez également y trouver le détail des modifications apportées à la fiche véhicule par vos collègues gestionnaires.

Interventions

L’onglet Interventions répertorie toutes les précédentes interventions survenues sur le véhicule afin d’installer ou désinstaller du matériel embarqué.

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