Sur le premier onglet de la fiche abonné, vous pouvez saisir toutes les coordonnées de l’usager de votre service d’autopartage. Vous pouvez également choisir son parking préféré : cela permettra de remplir par défaut cette information lors de sa recherche de véhicule depuis la plateforme de réservation.

Vos abonnés peuvent recevoir des notifications par mail ou par SMS sur le statut de leurs réservations : vous pouvez choisir désactiver une option si nécessaire afin de privilégier un canal de communication plutôt qu’un autre.

Concernant le droit, par défaut vos utilisateurs sont des abonnés au service, mais vous pouvez également gérer tous les membres de votre écosystème de mobilité professionnelle depuis la plateforme e-Colibri. Vous pouvez mettre directement dans la boucle convoyeur ou prestataire externe par exemple.

En cliquant sur + de détails, vous pouvez ajouter si vous le souhaitez des informations complémentaires concernant votre abonné. Ces champs peuvent être déjà renseignées si votre abonné a complété ces informations depuis la page Mon Compte sur la plateforme de réservation.

Dans la section Informations de connexion vous pouvez gérer les identifiants et le mot de passe de votre abonné (si celui-ci se retrouve pour une raison quelconque dans l’impossibilité de modifier son mot de passe).

Les deux cases en dessous sont primordiales : afin qu’un abonné puisse être validé et réserver un véhicule sur votre plateforme vous devez impérativement cocher « Oui » aux deux cases « Actif » et « Dossier traité ». Afin de lui faire savoir que son dossier a été confirmé, vous pouvez contacter votre abonné en cliquant sur le bouton « Notifier » situé dans la barre de boutons en haut à droite de l’écran.

Vous avez également la possibilité de vérifier si votre abonné est légitime en cliquant sur le bouton « Vérifier identité » : en faisant cela, vous enverrez une notification par SMS avec un code à renseigner par l’abonné sur la plateforme.

Sur la fiche abonné apparait également le permis de conduire de votre abonné, si renseigné par celui-ci. Cette information est bien entendu indispensable afin de réserver des véhicules. Si besoin, vous pouvez ajouter vous-même le permis de votre abonné en cliquant sur + Ajouter un permis.

Dans l’encart Abonnement mobile, sur lequel l’administrateur n’a aucune action à effectuer, vous pouvez visualiser la version de l’application mobile e-Manager qu’utilise votre abonné (si celui-ci l’a téléchargée), si celle-ci est à jour et sur quelle version.

Dans l’encart Contrat, vous retrouvez tous les contrats liés à l’abonné (Entreprise, Particulier ou Privé). En cliquant sur l’icone vous accéder directement à la fiche contrat afin d’avoir toutes les informations administratives le concernant. Vous avez également la possibilité de lier à son compte abonné un contrat existant ou encore d’en créer un nouveau spécifique en cliquant sur le bouton « Nouveau contrat ». Cette manipulation peut-être effectuée pour assigner à l’abonné un véhicule spécifique.

L’encart Cartes vous permet de visualiser le badge à numéro unique de votre abonné, lui permettant d’ouvrir et de fermer les véhicules en autopartage dans votre flotte. En tant qu’administrateur, vous avez la possibilité de rajouter une carte en cliquant sur le bouton en bas à gauche de l’encadré. Une fois la nouvelle section affichée, vous avez deux possibilités : soit saisir le numéro unique de carte manuellement ou de passer le badge sur votre lecteur de badges (fourni par Mobility Tech Green) afin que le champ se remplisse de manière automatique.

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Dans l’onglet Réservations, vous pouvez visualiser l’historique de toutes les réservations effectuées par l’abonné sur votre parc de véhicules. En un coup d’œil, vérifiez leur statut ou accédez à leur fiche en cliquant sur l’icône dans l’avant-dernière colonne à droite du tableau.

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L’onglet Données d’utilisation vous donne des informations supplémentaires sur l’utilisation de votre service par l’abonné. Vous pouvez notamment y retrouver ses parkings préférés, avec le nombre de réservations effectuées sur les sites en questions, ainsi que les véhicules réservés le plus souvent. Cela vous permet notamment d’identifier des modèles populaires et d’ajuster si besoin votre offre de véhicules.

Le dernier encart, Écoconduite, vous permet de voir le score moyen d’éco-conduite de votre abonné. Cependant, cette section est seulement visible si l’abonné a préalablement consenti à l’enregistrement de ses comportements de conduite, nécessaires à l’établissement du scoring.

Si cela est le cas, vous pouvez par exemple récompenser votre abonné en cas de conduite respectueuse de l’environnement et des autres conducteurs. Si le score moyen est mauvais, vous pouvez peut-être envisager l’organisation d’ateliers de sensibilisation en interne afin de fournir des pistes d’amélioration.

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L’onglet Messagerie vous permet d’accéder à tous les échanges entre l’administrateur (vous-même ou un autre salarié en charge) et l’abonné. Vous pouvez également contacter ce dernier en cliquant sur l’icône située en haut à droite du tableau.

Les alertes, quant à elles, correspondent aux messages envoyés par l’abonné lui-même depuis la plateforme de réservation.

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En cas de retard lors de la restitution d’un véhicule, votre abonné pourra subir des pénalités. Vous pouvez en ajouter une nouvelle, après avoir constaté le retard, en cliquant sur l’icone située à droite du tableau.

Création d’une pénalité

Une fois sur cette nouvelle fiche, renseignez le modèle de véhicule concerné par cette pénalité, la date effective de celle-ci, son libellé, le type de pénalité (option payante, franchise, retard ou annulation), la description (facultative) ainsi que le montant de la pénalité. Une fois les champs obligatoires, cliquez sur le bouton Enregistrer : l’abonné sera alors notifié de l’application de la pénalité.

Remises

Lorsqu’un abonné restitue un véhicule en avance, dans le cadre d’un usage personnel par exemple, il peut bénéficier d’une remise tarifaire sur le montant total de sa réservation.

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En cas d’imprévu sur une réservation ou d’une opération particulière, vous pouvez faire bénéficier votre abonné d’une promotion. Pour en créer une nouvelle cliquez sur le bouton « Nouvelle promotion » situé en bas à gauche du tableau.

Création d’une nouvelle promotion

De nouveaux champs apparaissent : sélectionnez tout d’abord l’abonné à votre service concerné par la promotion, puis le contrat associé. Sélectionnez ensuite une promotion dans le menu déroulant, et ses dates de début et de fin. Cliquez sur l’icône disquette, située en haut à droite, pour sauvegarder : votre nouvelle promotion est créée !

Les types de promotion peuvent être créés par l’administrateur directement par le gestionnaire depuis l’onglet Administration > Table de référence > Promotion.

L’onglet Historique vous donne un aperçu de toutes les actions effectuées sur la fiche sur laquelle vous vous trouvez avec les informations suivantes :

• Dates de modification
• Auteur à l’origine de la modification
• Modification apportée

Cela vous permet de retracer l’ensemble des modifications apportées afin de pouvoir revenir en arrière plus rapidement si besoin.