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Informations

Dans le premier encart de cette page, vous avez accès à toutes les informations administratives du contrat. Son numéro et son libellé, qui vous permettent de l’identifier clairement sur tout le reste de la plateforme, mais également la personne en charge de ce contrat et l’organisme lié. Afin que le contrat apparaisse sur les autres pages, vous devez vous assurer que vous avez bien coché la case « Oui » sur la ligne « Actif ».

Une autre information indispensable est la date de début de validité de contrat. Vous pouvez redéfinir la date de clôture quand vous le souhaitez. Le responsable a également la possibilité de recevoir en copie tous les mails de confirmation de réservations afin d’obtenir en temps réel l’activité sur sa flotte de véhicules.

D’autres options supplémentaires sont renseignables selon vos préférences, concernant notamment l’assurance liée à votre contrat.

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Formules

C’est ici que vous définissez le statut de votre contrat. Vous avez deux possibiltés :

• Entreprise / Company : ce contrat prend seulement en compte les usages de véhicules dans le cadre de trajets professionnels, c’est-à-dire durant les heures ouvrées que vous avez préalablement établies. Ces déplacements, se faisant à titre professionnel, ne sont pas facturés à vos abonnés
• Particulier : le contrat Particulier est une option additionnelle que vous pouvez mettre en place à la fois pour rentabiliser votre service mais aussi proposer un service pratique à vos employés. Ces derniers pourront, dans le cadre de ce contrat, réserver les véhicules de votre flotte les soirs et les week-end pour leurs déplacements professionnels, moyennant une contribution financière.

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Facturation

Si le contrat est à facturer, vous avez ici la possibilité de le spécifier afin de faire remonter l’information au système.

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RIB

Saisissez directement le RIB du compte lié au contrat (en cas de facturation) afin d’automatiser le processus de paiement.

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L’onglet Réservations répertorie toutes les réservations effectuées dans le cadre de ce contrat. Pour chacune d’entre elles, vous pouvez accéder à sa fiche spécifique en cliquant sur son code à référence unique ou sur l’icône située à droite du tableau.

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Dans cette section de la fiche, vous pouvez choisir de limiter l’accès à ce contrat à des membres et véhicules spécifiques. Cela revient à créer un contrat privé.

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En cas de retard lors de la restitution d’un véhicule, votre abonné pourra subir des pénalités. Vous pouvez en ajouter une nouvelle, après avoir constaté le retard, en cliquant sur l’icone située à droite du tableau.

Création d’une pénalité

Une fois sur cette nouvelle fiche, renseignez le modèle de véhicule concerné par cette pénalité, la date effective de celle-ci, son libellé, le type de pénalité (option payante, franchise, retard ou annulation), la description (facultative) ainsi que le montant de la pénalité. Une fois les champs obligatoires, cliquez sur le bouton Enregistrer : l’abonné sera alors notifié de l’application de la pénalité.

Remises

Lorsqu’un abonné restitue un véhicule en avance, dans le cadre d’un usage personnel par exemple, il peut bénéficier d’une remise tarifaire sur le montant total de sa réservation.

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Dans cet onglet, vous avez la possibilité de générer des factures liées à ce contrat sur une période de temps définie.

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L’onglet Historique vous donne un aperçu de toutes les actions effectuées sur la fiche sur laquelle vous vous trouvez avec les informations suivantes :

• Date de modification
• Auteur à l’origine de la modification
• Modification apportée

Cela vous permet de retracer l’ensemble des modifications apportées afin de pouvoir revenir en arrière plus rapidement si besoin.