Fiche véhicule

Cet encart répertorie toutes les informations générales liées à votre véhicule. Vous pouvez tout d’abord choisir d’activer ou désactiver le véhicule selon vos besoins : en cas de désactivation, le véhicule ne sera pas visible sur la plateforme de réservation.

Les informations que vous devez obligatoirement remplir correspondent à l’immatriculation du véhicule, la marque, le modèle, la catégorie ainsi que le type de motorisation. Vous devez également renseigner la ville et le parking sur lequel se trouve le véhicule.

Toutes ces informations doivent être remplir avec exactitude afin que vos abonnés puissent réserver les véhicules correctement. Vous avez également la possibilité de rajouter des informations complémentaires concernant le loueur ainsi que l’assisteur et le call center liés au véhicule, en cas de problème avec ce dernier.

En cliquant sur + de détails vous accédez à un nouveau panel de champs à remplir. D’une part la consommation énergétique du véhicule, mais aussi la capacité de celui-ci (cette donnée sera affichée sur la plateforme de réservation).

Vous devez également saisir les informations relatives au loyer du véhicule, au coût du nettoyage et du call center.

Options

Dans les options vous pouvez indiquer la présence, ou non, de plusieurs équipements au sein du véhicule afin de renseigner au mieux vos abonnés lors de la réservation.

Actions à distance

La fiche véhicule, en plus de centraliser toutes les informations nécessaires à la gestion de votre parc, vous permet de réaliser des actions à distance sur les véhicules équipés de la solution d’autopartage e-Colibri. En cas de besoin, vous pouvez ainsi déverrouiller ou verrouiller les portières ou enfin contrôler l’anti-démarrage.

Tout en haut à gauche de la fiche le bouton « Géolocaliser » vous permet également de retrouver le véhicule en cas de besoin.

Ces actions sont particulièrement pratiques si vos abonnés rencontrent des problèmes lors de la réservation d’un véhicule : ils peuvent ainsi vous contacter en premier lieu afin de réaliser une manipulation à distance en vous donnant la référence de la voiture utilisée.

Informations système autopartage

Cette section de la fiche vous fournit des informations lié à l’usage de votre véhicule dans le cadre de la solution d’autopartage e-Colibri. Dans le cadre du service, l’antidémarrage doit être activé. En effet, pour être utilisé le véhicule doit être réservé et badgé par l’abonné correspondant. Dans le cas contraire, le véhicule ne pourra pas être utilisé.

Informations boîtier

Plus technique, cet encart compile les informations relatives à l’équipement embarqué installé dans le véhicule. La version du boîtier, mais également le numéro de téléphone du calculateur (pour les communications) ainsi que l’opérateur. Dans cette section vous pouvez également renseigner le seuil minimum batterie pour ce véhicule. Si le système détecte que la batterie est en dessous de ce seuil il remontera une alerte batterie sur le tableau de bord de la plateforme de gestion.

Enfin, vous pouvez spécifier si le véhicule est réservable en prise à la volée et si il est équipé d’un bouton de fin de réservation.

Responsable du parking

Une fois que vous avez sélectionné le parking dans la première partie de la fiche véhicule, ces informations se rempliront automatiquement afin de vous indiquer les coordonnées de la personne en charge du site sur lequel se situe le véhicule.

Loi de roulage

Donnée très importante dans le cadre de votre gestion de flotte, la loi de roulage doit être impérativement renseignée sur votre fiche véhicule. Vous devez tout d’abord saisir les dates d’entrée et de sortie du véhicule dans votre parc. Puis les kilométrages initial et final. En fonction de ces indications, le système calculera le kilométrage effectué à l’heure actuel ainsi que les pourcentage de temps et de distance. Le ratio entre ces deux nombres vous fournira une indication précieuse sur le taux d’usage de votre véhicule et sa rentabilité.

Entretien

Dans cette section entretien, vous avez la possibilité d’indiquer les dates d’installation et de désinstallation du véhicule (en cas d’équipements embarqués). Vous pouvez également signifier au système que le véhicule est restitué : celui-ci n’apparaîtra alors plus dans les résultats de recherche sur la plateforme de réservation.

Afin de centraliser encore plus les informations, vous pouvez également indiquer la date du prochain contrôle technique afin de planifier en amont une maintenance du véhicule.

Les contrats

Ici, vous pouvez choisir de lier le véhicule à un contrat spécifique. Si l’abonné n’a pas accès à ce contrat, il sera donc dans l’impossibilité de réserver le véhicule en question (celui-ci n’apparaîtra pas dans ces résultats de recherche).

Cliquez sur l’image pour l’ouvrir dans un nouvel onglet 

L’onglet Réservations vous présente l’ensemble des réservations effectuées sur le véhicule depuis sa mise en service. Pour chaque réservation, vous pouvez accéder à plus d’informations en cliquant sur le nom de l’abonné ou encore sur le code de la réservation.

Cliquez sur l’image pour l’ouvrir dans un nouvel onglet 

Historiques

L’onglet Historique vous donne un aperçu de toutes les actions effectuées sur la fiche sur laquelle vous vous trouvez avec les informations suivantes :

• Dates de modification
• Auteur à l’origine de la modification
• Modification apportée

Cela vous permet de retracer l’ensemble des modifications apportées afin de pouvoir revenir en arrière plus rapidement si besoin.

Historique parking

En cas de rapatriement du véhicule d’un site à un autre, l’information apparaîtra dans cet encart.

Alertes

Les alertes correspondent aux différentes remontées effectuées par le calculateur indiquant un problème de communication entre le véhicule et le système. Cela peut venir par exemple du passage d’un mauvais badge.

Cliquez sur l’image pour l’ouvrir dans un nouvel onglet 

État du véhicule

L’image état des lieux est interactive : le gestionnaire peut cliquer sur 6 zones différentes pour identifier une anomalie sur le véhicule. 

Check-in/check-out

Dans l’onglet État du véhicule, vous avez accès à l’ensemble des états des lieux (ou check-in/check-out) effectués par vos abonnés sur le véhicule. Cela vous permet de constater l’évolution de l’état du véhicule mais aussi le ressenti des abonnés vis-à-vis du service. En effet, les usagers peuvent noter à la fois l’état intérieur et extérieur du véhicule afin de vous fournir une évaluation globale de leur expérience utilisateur.

En cas de besoin, vous pouvez ajouter un nouvel état des lieux manuellement depuis la plateforme de gestion en cliquant sur l’icône + située à droite du tableau. Une fois sur la première page du rapport, sélectionnez la réservation concernée dans le menu déroulant. Vous devez ensuite spécifier si il s’agit d’un état des lieux d’entrée ou de sortie du véhicule, ainsi que noter l’état intérieur et extérieur du véhicule. Une fois ces informations renseignées cliquez sur le bouton Créer, situé en haut à droite de la page. Le nouvel état des lieux apparaîtra désormais dans l’onglet État du véhicule de la fiche.

Anomalies

Aucune action n’est possible sur l’encart Anomalies : le gestionnaire peut simplement visualiser l’ensemble des anomalies remontées par ses abonnés sur le véhicule. Afin de faciliter son étude, il a toujours la possibilité d’exporter les données en cliquant sur l’icône .

Cliquez sur l’image pour l’ouvrir dans un nouvel onglet 

L’onglet Statistiques vous fournit sous forme de graphique un résumé des données d’usage du véhicule. Utilisation par contrat, taux d’utilisation réelle du véhicule, nombre de réservations, distances parcourues : autant de données chiffrées qui vous permettent de quantifier et d’analyser plus précisément l’usage du véhicule par vos abonnés dans le cadre du service d’autopartage.

Cliquez sur l’image pour l’ouvrir dans un nouvel onglet 

Cette section de la fiche véhicule vous présente l’ensemble des actions réalisées sur le véhicule, avec la date de l’intervention, l’action à distance éventuelle réalisée ainsi que des commentaires optionnels.